Kontorrobot letter arbejdet i sommersæsonen

Hastighed, real-time dataudveksling og værdiskabelse er nogle af fokuspunkterne i den løbende ibrugtagning af flere og flere digitale og automatiserede værktøjer, der finder sted hos Royal Greenland. Et af værktøjerne er en kontorrobot, der er særlig værdsat i højsæsonen!

En betydelig – og kedelig – arbejdsbyrde er blevet lettet i Royal Greenlands internationale salgsafdeling. Afdelingen, der er placeret i Danmark, varetager bl.a salg og ordreekspedition af varer til lande udenfor EU. Hver salgsordre skal være forsynet med en række officielle dokumenter, herunder sundhedscertifikater. Årligt bruges der op mod 1.700 sundhedscertifikater fra fødevarestyrelsen.

Langsommelig og tidskrævende proces

Tidligere brugte personalet i afdelingen 30-40 minutter pr. certifikat. Der skal indsamles data fra forskellige kilder, logges på fødevarestyrelsens hjemmeside og indtastes en lang række informationer, som munder ud i tildeling af et sundhedscertifikatnummer, der anvendes som en del af salgsdokumentationen.

I højsæsonen om sommeren, hvor fiskeriet er på sit højeste, er der ekstra fart på. Sammenholdt med kontorpersonalets behov for at afvikle ferie, er den betydelige ordrehåndtering og tidsforbruget pr. sundhedscertifikat en flaskehals.

Robotics Process Automation letter arbejdsbyrden

Som en del af Royal Greenlands øgede fokus på digitalisering og automatisering i alle processer, er der oprettet et tværorganisatorisk ’Robot-team’, som arbejder på at kortlægge gentagne, monotone processer i administrationen, der er velegnede til automatisering.

På baggrund af en detaljeret procesbeskrivelse er det lykkedes for Robotic Process Automation teamet at programmere en software robot til at udføre det tidskrævende arbejde med sundhedscertifikater. For Royal Greenland International er den frigivne tid blevet konverteret til mere spændende og værdiskabende tid til nye kunder, bedre service og en mere meningsfyldt hverdag – og om sommeren er der heldigvis også plads til at holde ferie.

Hvad er Robotics Process Automation?

RPA er en softwarerobot, som kan udføre administrative rutineopgaver ved at efterligne en medarbejders opgaveløsning på tværs af de underlæggende systemer og dokumenter.

Softwarerobotten er en del af det eksisterende IT-landskab og kan dermed arbejde med og på tværs af de systemer og dokumenter, der allerede benyttes. Da robotten ikke kan tænke selvstændigt, skal der være tale om opgaveløsning, som er rutinepræget og regelbaseret, og som robotten skal kunne ”lære” at udføre via programmering. En softwarerobot kan arbejde 24 timer i døgnet, 365 dage om året, og er dermed en stor hjælp i spidsbelastningsperioder, såsom højsæsonen.

Hvad er et sundhedscertifikat?

Hvad er et sundhedscertifikat?

Ved eksport til de fleste lande udenfor Europa skal fødevarer være forsynet med et sundhedscertifikat, der printes på særlige ark fra fødevarestyrelsen. Hvert ark har et unikt nummer og skal fysisk stemples og underskrives af veterinærmyndighederne.

Sundhedscertifikatet er de danske fødevaremyndigheders blåstempling af, at et produkt lever op til de høje, danske fødevarestandarder.